Tentang Birokrasi dan IT

Satu hal yang aku benci di Indonesia adalah saat harus ngurus surat-surat penting yang berhubungan dengan birokrasi pemerintahan. Entah itu KTP, Paspor, SKCK dll. Ribet karena harus mondar-mandir kesana kemari membawa surat-surat berharga entah itu KTP, KSK, atau untuk paspor, Akte Kelahiran untuk paspor aku berencana bikin post tentang pengurusan paspor yang memakan waktu seharian (and all day I mean from 09.00 to 19.30), just wait.

Sebagai orang IT yang sok tahu, aku berpikir bagaimana cara untuk meningkatkan pelayanan masyarakat ini via IT. Tantangannya jelas: korupsi (ingat Sistem di Depkum HAM yang sekarang sedang diusut?) dan sistem IT instansi yang terpisah.

Soal korupsi, no comment. Ini berkaitan dengan apakah sistem yang akan dikembangkan memenuhi tuntutan UU. Yang ini harus ada penelitian dan studi kelayakan tersendiri.

Soal satunya lagi, sistem IT yang terpisah, masih bisa dicarikan jalan keluar. Skenario pengurusan saat ini studi kasus SKCK:
Untuk mengurus SKCK, kita harus punya surat pengantar dari kelurahan/kades untuk dibawa ke polsek, dari polsek kita dapet surat pengantar ke polres, dan dari polres kita lakukan identifikasi (sidik jari, foto, dll) lalu SKCK keluar. Itu yang kita lakukan. Di balik sistem itu, mungkin ada background check dari polisi, dan lurah/kades.

The question is, how to transform this chaotic individual system to a seamless integrated system?
3 IT terms : BPM, Web Services and Data Center.

BPM (Business Process Manangement) adalah suatu aplikasi yang memanage proses bisnis dalam organisasi. Kerjaanku di kantor memang ngurusin ini. Web Service adalah metode dan protokol(?) agar berbagai aplikasi web dapat berinteraksi, sedang Data Center adalah suatu gedung atau ruangan khusus yang berisi banyak server untuk penyimpanan data. Read the link if you want to know more.

Skenario pengurusan SKCK jika IT diterapkan akan menjadi seperti ini:
Kita login ke website, mengisi form SKCK secara online, meng-attach lampiran jika ada (scan KSK or something) dan mengklik submit. Form dikirim secara elektronik ke Kades/Kelurahan yang akan melihat KSK kita dan melakukan cross-check dengan database mereka. Jika sesuai, Kades/Kelurahan men-approve form kita dan form akan dikirim ke polsek setempat.

Polsek membuka form kita, jika perlu kehadiran fisik maka akan mengirim email undangan ke alamat email kita untuk mendapat data-data kita, mungkin kita perlu dokumen pendukung untuk konfirmasi. Saat kita datang polsek tinggal mencocokkan data dan dokumen pendukung yang kita bawa dengan data-data kita di kepolisian. Jika beres, Polsek tinggal meng-approve form kita dan form akan dikirim ke Polres again electronically.

Polres lalu membuka form permohonan kita dan melakukan identifikasi, jika masih ada database kita saat pengurusan SIM ya itu yang dipakai. Form di-approve terakhir dan SKCK diterbitkan.

The differences? Tidak terlalu banyak. Proses bisnisnya masih sama, perbedaannya adalah kita nggak perlu bawa-bawa dokumen kesana-kemari, verifikasi data kita dari database akan lebih menyeluruh, duplikasi data tidak banyak dan kerjasama antar instansi lebih baik.

The problem : Seperti yang aku bilang, chaotic individual (and lack of) IT system, oh ya tambahkan infrastruktur IT di Indonesia yang masih lucu dan menggemaskan juga, dan berhubung ini pemerintahan tambahkan juga slow change adoption dan yeah.. gaptek too.

Note:
– Ada baiknya aku membawa buku saat mengurus surat2 birokrasi, menghindari pikiran melayang-layang kayak gini.

– I still can’t remember what is SKCK stand for…😦

About dnial

You don't see anything You don't hear anything You don't know anything Move along and pretend nothing happen

Posted on 30 Desember, 2008, in experience, IT, life, programming, writting and tagged , , . Bookmark the permalink. 10 Komentar.

  1. The Web is like a dominatrix. Everywhere I turn, I see little buttons ordering me to Submit.

    (Nytwind)

  2. Surat Keterangan Catatan Kepolisian kan? (Police Criminal Record)😛

    & selalu membawa bacaan saat acara2 menunggu itu sangat dianjurkan. Saya jg bawa hampir tiap hari. Biasanya komik sewaan sih.🙂

  3. ngng…seingetku teman kita si Hayuk perna bikin sistem untuk meng-online-kan tentang data kriminalitas dari polsek supaya bisa diakses sama masyarakat (cmiiw). mungkin diem2 dia punya ide bagus juga:>

  4. Dalam kenyataannya, dokumen2 penting kaya SIM, di U.S juga ga bisa 100% diterapkan online, dan. Kehadiran orang tetap ga bisa dihilangkan di beberapa kasus. Bedanya di U.S, prosesnya semua self service. Misalnya untuk ngurus perpanjangan SIM, kita harus dateng ke kantornya, disitu udah ada komputer2 masing2. Tiap orang tinggal memasukkan U.S social number (ini tiap orang dijamin identik), ngisi form online disana, cek sidik 10 jari, foto sendiri di tempat kaya foto box gt bayar $2, klik submit..JADI….Ga pake lama deh.

    Mungkin self-service juga bisa menjadi alternatif solusi ke depannya, dan.

  5. Kalo proses2 pengurusan dokumen penting seperti Pasport, SIM, KTP itu dibuat full 100% online juga ada besar resiko pemalsuan data. Selain itu juga ada resiko respon lambat dari pihak2 terkait sehingga prosesnya macet di tengah jalan. Kalo self service bisa dilakukan pengecekan otentikasi data dengan sidik jari, foto, dan lain sebagainya. Selain itu self service juga cepet karena tidak tergantung orang lain.

  6. masalahnya kita gak bisa separuh separuh Dan…. kalau kamu mau menerapkan sistem seperti itu, berarti sistem seperti itu harus berlaku bagi SELURUH warga negara. Dan coba lihat, yang melek IT seperti kamu berapa % warga negara?

    kalau kita menerapkan separuh separuh….. justru kesenjangan prosedur dan fasilitas malah bakal bikin konflik horizontal dan masalah-masalah lain yang lebih berkepanjangan😛

    intinya… nikmatin aja ribetnya birokrasi sampai kamu atau orang yang sepemikiran dengan kamu pegang kekuasaan hehehe😛

  7. @jensen
    Sebenernya bawa “Anansi Boys”, tapi sudah 90% terbaca. Kirain cepet, ternyata…

    @torret
    Nggak cuman dipublikasikan yang penting, tapi juga bisa diakses dengan mudah.

    @aris kumara
    Kehadiran memang perlu. Untuk paspor ada sesi wawancara, untuk SIM ada sesi identifikasi. Yang aku sasar adalah waktu tunggu yang lebih singkat dan meningkatkan kualitas pelayanan.

    Self service kan mempercepat proses. Instead 100 dokumen yang dientry sama satu orang, setiap orang mengentry dokumennya sendiri, pegawainya tinggal verifikasi. Itu kan lebih cepat.

    @mardun
    Jangankan warga negara, pegawainya banyak yang nggak ngerti IT.

    *teringat kisah teman yang frustasi dan ngomong “Sudah sini data-datanya saya ketikin saja pak” saat ngurus KTP.*😛

    Kalau di kasus Sisinbankum (namanya itu yak, yang masuk koran itu?) aku baca2 ada 2 sistem running. Kalau mau konvensional bisa, kalau IT(Sisinbankum) juga bisa. Yang pake IT mbayar, dan masuk ke kas Koperasi Dephumham dan pengembang.

    Sebenernya juga tergantung siapa yang berpotensi menggunakan sistem sih. Kalau SKCK kan biasanya untuk nyari kerja, untuk PNS, swasta, dlsb. Jadi bisa diasumsikan bahwa mereka (harusnya) melek IT. Begitu pula untuk paspor. Biasanya orang yang mau ke LN kan orang yang menengah ke atas sehingga (biasanya juga) lebih melek IT. Kalaupun ada TKI, mereka juga harusnya melek IT. Pajak juga gitu. Orang2 yang penghasilannya pertahun di atas PTKP (Pendapatan Tidak Kena Pajak) seharusnya juga melek IT. Tapi itu memang terlalu maksa sih.😀

    Beda dengan KTP, KSK, akte lahir, surat nikah, catatan sipil, KUA, dll yang pelanggannya dari berbagai kalangan.

  8. melek IT? kalau ada pembantu rektor yang nggak ngerti IPConfig kategorinya melek IT gak?😛

  9. @mardun
    Setelah aku renungkan…

    Kalau aku sebel soal itu bukan gara2 beliau nggak ngerti IPConfig, itu masih wajar, Aku sendiri aja untuk setting IIS, dan komputer apalagi kalau kena virus, nelpon helpdesk. Tapi lebih ke sudah nggak ngerti, masih ngeyel aja, udah gitu nggak mau diajarin pula.

  10. Mas….saya sangat setuju. bagaimanapun harus dicoba. Saya ngurusi IT untuk Rumah Sakit, dan hasilnya luar biasa. Aku pengin, dokumentasi untuk profesi ku (perawat) di RS ku bisa papper less. Sampai saat ini masih pengembangan terus, terakhir sedang membuat Rekam Medik Elektronik untuk Dokter, dah dalam masa uji coba.

    Tapi memang satu hal, Komputer kan membantu pekerjaan lebih mudah, lebih praktis, efisien dll. Tidak akan menyelesaikan masalah MORAL. Dan korupsi tuh masalah MORAL. Jadi, MAJU TERUS, PANTANG MUNDUR. Dan tunjukan hasilnya, nanti orang akan mengiyakan, setelah mereka merasakan manfaatnya.

    Tahu kan kerja keras para petani? Orang-orang pada nggak paham bagaimana menanam padi, memetik, menggiling. Keluar keringat, haus, dahaga, kepanasan, juga kehujanan dll. Tapi banyak orang tidak tahu, mereka hanya tahu, bahwa nasi itu enak.

    Selamat berjuang ya? Dampak manfaatnya untuk masyarakat akan besar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: